Blog bestuurlijke vernieuwing: Hé dit is niet nieuw, maar wel vernieuwend!

02 november 2017

Het is acht uur ’s avonds in een buurthuis op het Groningse platteland. Met klamme handen open ik de deur om de gasten binnen te laten. Toch spannend. Ik ga een workshop geven aan vrijwillige bestuurders over vernieuwende bestuursvormen waarin ik ga vertellen over een organisatie die al ruim 35 draait. Maar ik heb er zin in, want het gaat over zeilstichting Aeolus, een organisatie waar ik zelf bestuurder ben geweest en enorm enthousiast over ben. Een stichting met een prachtig doel: het organiseren van primitieve zeilkampen voor jongeren die om medische, sociale, psychische of andere redenen niet echt op vakantie gaan.

Waarschuwing!

Ik waarschuw mijn gasten maar meteen. Bestuurlijke vernieuwing betekent niet per se dat er sprake is van een revolutionaire verandering in het organiseren. Veel vrijwilligersorganisaties werken al jaren, vaak tientallen, op vrijwel dezelfde manier. Soms zitten bestuurders al decennia op dezelfde plek en is het bijna onmogelijk om vervangende bestuurders te vinden. Dat is in de organisatie waar ik vrijwilliger ben ondenkbaar omdat ze bestaat uit studenten en starters. Studenten willen zich niet voor jaren aan iets binden. Ze zitten juist in een fase waarin ze willen ontdekken, ervaren, ontwikkelen en snel op iets uitgekeken zijn. Daarom wisselt de bezetting van onze commissies geregeld en wordt er ieder jaar een geheel nieuw bestuur gevormd. Een bestuur met vrijwilligers die net nieuw zijn, die pas net studeren; met veel energie en weinig ervaring. De eerste wenkbrauwen van mijn gasten gaan omhoog.

Kenmerken van zeilstichting Aeolus:

aeolus1

De organisatie bestaat uit een bestuur, 5 commissies, een aantal taakgroepen en losse vrijwilligers. De laatste groep zijn zeilers en kokers die tijdens de kampen de jongeren begeleiden en het programma van het kamp organiseren. De taakgroepen zijn er om kortstondige en opzichzelfstaande klussen op te pakken zoals het organiseren van een vrijwilligersweekend in het najaar.

aeolus2

De commissies zijn de dragers van de stichting, zij zorgen ervoor dat het echte werk verzet worden. Het is een netwerk van zelfsturende teams die werken met een eigen begroting en jaarplan. Er is regelmatig contact met het bestuur en met andere commissies. Omdat de vrijwilligers verspreid over het land wonen wordt er veel gebruik gemaakt van Whatsapp, Skype en GoogleDocs. Ook worden er veel actievergadering gedaan, waarin zeer kort vergaderd wordt, de taken worden verdeeld en iedereen naast elkaar aan de slag gaat.

Hoe werkt dat dan?

Gedurende mijn workshop komen steeds meer fronsen en vragende gezichten voorbij. Een bestuurder vraagt over de wisselingen van vrijwilligers en hoe we aan geld komen. Maar de meest prangende vraag bij mijn publiek is steeds hoe je professionele kampen organiseert met een vrijwilligersorganisatie waarin steeds wisseling van de wacht is. Hoe zorg je ervoor dat dingen duurzaam worden neergezet en er over de lange termijn wordt nagedacht? En hoe doe je dat met een bestuur wat juist uit onervaren, jonge mensen bestaat?

Aeolus3

Dat doen we bij Aeolus op twee manieren. Allereerst wordt door het bestuur en in alle commissies gewerkt met een GoogleDrive waar op jaarplannen, notulen, afspraken en werkdocumenten te allen tijde en door iedereen bekeken en bewerkt kunnen worden. Je kan je dus als vrijwilliger heel snel wegwijs maken in taken van de commissie. Daarnaast is er kennisoverdracht in persoon doordat vrijwel alle bestuursleden na hun bestuursjaar zich verdelen over de commissies. Zo heb je daar een juiste mix van ervaren en nieuwe vrijwilligers. Ook verliezen de commissies, die zelfsturend zijn, niet de lange termijnvisie uit het oog. En zo zit de ervaring daar waar ze moet zitten, daar waar de organisatie van de kampen wordt gedaan. Ondertussen zijn de oud-bestuurders in de commissies bereikbaar voor nieuwe bestuurders wanneer die vragen hebben of ervaring missen. Het maakt het vrijwilligerswerk flexibel en uitdagend; je kan dat doen waar je goed in bent totdat je een nieuwe uitdaging wilt hebben.

aeolus4

Een licht zien

Een deelnemer roept ineens binnensmonds: “Maar dit is precies als studentenverenigingen!”. Klopt, dit is niet nieuw, maar wel vernieuwend blijkt even later. Want als ik doorvraag geeft ze aan zelf vroeger een studentenvereniging te hebben bestuurd en dat nu haar zoon dat ook doet. “Maar”, zegt ze “ik heb werkelijk nog nooit die organisaties vergeleken met de mijne! En ik loop wel tegen dingen aan waar jullie handige oplossingen voor hebben.” De reactie van die dame maakt mijn avond geslaagd. Dit is waar BestuurdersCentraal om draait. Vrijwillige bestuurders die elkaar versterken met de kennis er ervaring die erbij henzelf aanwezig is. En dat kan beteken dat een bestuur gaat innoveren, simpelweg doordat ze eens in keuken van een ander heeft kunnen kijken.

 

Iris Iris Holman is projectleider BestuurdersCentraal Midden-Groningen, ex-vrijwillig bestuurder en nog steeds vrijwilliger. In haar betaalde werk is ze adviseur bij CMO STAMM

 

 

Draag bij aan deze website

Geef uw tips, voorbeelden en opmerkingen.


Een bijlage is optioneel. Bestandsformaat: pdf.
De maximale bestandsgrootte is 32 MB.
Na het plaatsen ontvangt u een e-mail ter bevestiging.
Het e-mailadres wordt niet bij uw bijdrage getoond.